DMS³

Dokumenten-Management-System

Was ist DMS³/eAkteOpen+?

Die runde Lösung für den Dokumentenlebenszyklus

Das organisationsoptimierte Dokumenten-Management-System DMS³ stellt eine einfache und effektive Schnittstelle für die strukturierte Archivierung und Recherche von Informationen zur Verfügung. Die intuitive, in Windows bzw. in Browser integrierte Oberfläche ermöglicht das komfortable Arbeiten mit den archivierten Daten. Durch den vorhandenen Web-Client stehen die Hauptfunktionen ortsunabhängig zur Verfügung. Die einfache und einheitliche Integrationsmöglichkeit in bestehende und neue Anwendungen erlaubt den organisatorisch notwendigen Flächeneinsatz.

Funtionsübersicht

Dokumentenmanagement

Enterprise Content Management (ECM) zur gesicherten Ablage und Archivierung von Dokumenten. Jedes Dokument wird versioniert, verwaltet und mit definierbaren, selbsttragenden Indexwerten versehen.

Vorlagenmanagement

Zentrale Verwaltung der Vorlagen, die jederzeit angepasst, versioniert und archiviert werden können. Aktentypen- und registerabhängiges Zuordnen der Vorlagen schnell und einfach per Mausklick

Elektronisches Aktenmanagement

Ein einfach konfigurierbarer eAktendienst zur Abbildung von Vorgängen und Objekten auf Basis der gesicherten DMS-Dokumentenstruktur. Definiert werden können Aktenvorblätter, Registerstrukturen, Rechteprofile, elektronische Einsichtnahme,….

Dokumenten Konvertierdienst

Zur zentralen und automatischen Umwandlung der Dokumente in Langzeitformate (PDF/A, Tiff), gesteuert durch die Dokumentenart, steht ein Konvertierserver zur Verfügung. Darin integriert ist ein Fristen- bzw. Retentionmanagement.

Definierbare Dokumentensammlungen

Individuelle sowie automatisch generierte Dokumentensammlungen für beliebige Weiterbearbeitung, z.B. Genehmigungsvorlagen, Tagespostversand, Kundenanforderungen.

Dokumentenerstellungsdienst

Ein zentraler Dienst für die wirtschaftliche Dokumentenerstellung mit effektiver Text-Daten-Integration innerhalb der eAkte und der Workflows für Word- und Open Office-Vorlagen.

Office-Integration

Für die Arbeitsplatzsysteme mit Office-Produkten stellen wir komfortable Archivierungsfunktionen innerhalb der Produkte zur Verfügung. Sie erhalten aktive Indexierungsunterstützungen, direkte Aktenintegrationen.

Langzeitarchivierung

Gesicherte Ablage für hohe Dokumentenmengen mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten, einheitliche Ablagestrukturen. Langzeitgarantie durch: Fachanwendungsunabhängige Metadatensätze, normierte Formate, offengelegte Aktenstrukturen.

E-Mail-Archivierung

Sowohl client- als auch serverseitige E-Mail-Archivierung steht für verschiedene Systeme zur Verfügung. Es werden jeweils direkte Zuordnungen zu den eAkten über die interpretierbaren E-Mail-Informationen gewährleistet

Posteingangsmanagement

Strukturierter elektronischer Posteingang zentral oder dezentral organisiert. Integration verschiedener Quellen für eingehende Dokumente, Verteilung auf elektronischem Wege personen- oder vorgangsbezogen, Verwendung von Posteingangsmappen, …

Workflowmanagement

Zur Prozessoptimierung dient ein vollständiges Dokumentenrouting-/Workflow-System. Über verschiedene Customizing- und Entwicklungsarten können kundenspezifische Prozesse gestaltet werden. Eine Vielzahl an schlüsselfertigen, praxiserprobten Flows.

Postausgangsmanagement

Praxiserprobte, mehrstufige Verteilung: Der gesamte Postausgang inklusive der elektronischen Signatur kann automatisiert über DMS³/eAkteOpen+ ablaufen, z.B. Anbindung Zustellserver, E-Postbrief.

Digitalisierung

Dazu gehören ein Scan-, ein Importierdienst und Fachanwendungsschnittstellen.

Wissensmanagement

Dokumentensammlung/eAkte für Dokumente mit wichtigen Inhalten und eigener Ablagestruktur.

Auszug aus der Kundenliste

  • Bayerische Landesbank
  • BayernLabo
  • Land Berlin
  • Stadt Mainz
  • Stadt Nürnberg

*) Hersteller für die Software DMS3 und eAkteOpen+ ist die OTS Informationstechnologie AG, Offenberg.

Ihr Ansprechpartner
Björn Schmidt

Björn Schmidt

+49 228 8192-141