DMS³ Dokumenten-Management-System

Was ist DMS³?

Das organisationsoptimierte Dokumenten-Management-System DMS³ stellt eine einfache und effektive Schnittstelle für die strukturierte Archivierung und Recherche von Informationen zur Verfügung. Die intuitive, in Windows bzw. in Browser integrierte Oberfläche ermöglicht das komfortable Arbeiten mit den archivierten Daten. Durch den vorhandenen Web-Client stehen die Hauptfunktionen ortsunabhängig zur Verfügung. Die einfache und einheitliche Integrationsmöglichkeit in bestehende und neue Anwendungen erlaubt den organisatorisch notwendigen Flächeneinsatz.

Das Produkt DMS³ ist eine konsequente Umsetzung aller Projektanforderungen von unterschiedlichen Kunden bei Dokumentenmanagement- und Archivprojekten. Es hat das Ziel, die Defizite der bekannten Archivhersteller und deren fehlende Tauglichkeit für den Flächeneinsatz auszugleichen.

Argumente für DMS³:

  • Standortunabhängige Bereitstellung von Dokumenten
  • Flexible Integration in bestehende Systeme
  • Leistungsfähiger Client
  • Archivunabhänigkeit - DMS³ kann an unterschiedliche Archivsysteme anbinden


DMS³ ist ein Produkt der OTS Informationstechnologie AG, das durch die VÖB-Service GmbH als Kooperationspartner angeboten wird.

Zielgruppe

DMS³ ist ein ideales, organisationsoptimiertes Werkzeug, das es Organisatoren ermöglicht, mit Anwendern der Fachabteilungen effektive und wirtschaftliche Lösungen zu erarbeiten.

Zielsetzung

DMS³ erlaubt ein aktives Management von Dokumenten.

  • Durch die Behandlungsregeln, Rechtesysteme und Indexstrukturen. Eine bankenoptimierte Grundstruktur ist bereits im Auslieferungsumfang enthalten. Ein nachträglich kostenintensives Customizing ist nicht erforderlich.

    Zu den wichtigsten Behandlungsstrukturen gehören: Aufbewahrungszeiten (Datum ab, Dauer, Aktivierung ab); 4-Augen-Prüfprinzip notwendig für [99] % der Fälle; notwendige Prüfung für Qualitätssicherung in [99] % der Fälle;notwendige Konvertierung in ein Hersteller unabhängiges Format für Langzeitaufbewahrung; digitale Signatur; zugeteilte Vorgänge (Vor-, Nacharchivierung); Sonderaktionen (z. B. sperren); Versionierung

  • Das Rechtesystem verleiht DMS³ eine hohe Ablage- und Zugriffsicherheit. Für den integrierten Schutzmechanismus können bspw. Rollen, Einzelpersonen und Vorbelegungen hinterlegt werden.

    Abgerundet wird das Dokumentenmanagementsystem durch seine Indexstrukturen (muss, kann, Schablonen, Vorbelegungen).

  • Optimierung durch bereichsübergreifende Informationsbündelung (z.B. gesamte Kundensicht).

    Durch Abbildung der Stammdatenstruktur auf Basis von Produkten / Unterprodukten / Objektklassen kann eine gesamte Bank, Versicherung oder eine Verwaltung vollständig abgebildet werden.

  • Flächendeckender Einsatz

    Bei der Entwicklung von DMS³ wurde besonderen Wert auf überschaubare, anwendbare Grundfunktionen gelegt. Durch diese Konzentration auf die wesentlichen / notwendigen Funktionen erlangt DMS³ bei den Endanwendern eine besonders hohe Akzeptanz. DMS³ lässt sich leicht in bestehende Anwendungen integrieren. Dadurch ist DMS³ für den Einsatz in allen Abteilungen einer Bank oder Firmengruppe optimal ausgelegt.

  • Einfache und flexible Aktenbildung

    Die bekannte Strukturierungsmöglichkeit über Akten mit Aktenvorblatt Register kann vom Administrator selbst aufgebaut und verwaltet werden. Sie prägt sich dem Endanwender durch den einfachen Wiedererkennungseffekt besonders gut ein.

Referenzen DMS³

  • Bayerische Landesbank
  • Landesbodenkreditanstalt (LABO)
  • BayernCard Services
  • Stadt Mainz
  • Stadt Nürnberg